1. Hintergrund

Zum 1. Januar 2025 wurde in Deutschland die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend eingeführt. Ausdrücklich nicht erfasst sind Rechnungen an den Endverbraucher. Alle inländischen Unternehmen, einschließlich Einrichtungen im Gesundheitswesen wie Pflegeeinrichtungen und Hospizdienste, sind nunmehr verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Diese Maßnahme soll die Digitalisierung der Wirtschaft vorantreiben und Prozesse im Rechnungswesen vereinfachen.

2. Definition der E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass eine elektronische Verarbeitung möglich ist. Hinweis: Ein einfaches PDF-Dokument erfüllt diese Anforderungen nicht, da es kein strukturiertes Format besitzt.

3. Umsetzung

Obwohl die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 gilt, wurden Übergangsfristen eingeführt.

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Hinweis: Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht hierfür aus.
• 2025 bis 2026: Unternehmen können weiterhin Papierrechnungen versenden.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Ausnahme: Kleinunternehmen sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen jedoch E-Rechnungen empfangen können. Ein Kleinunternehmen ist ein Unternehmen, das im Inland ansässig ist und dessen Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überstiegen hat und dessen Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigt.

4. Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber

Einrichtungen, die Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen, sind verpflichtet, Rechnungen im elektronischen Format XRechnung zu erstellen und zu übermitteln. XRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer E-Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme. Der Standard XRechnung wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT (https://xeinkauf.de/xrechnung/) hinterlegt.

5. Handlungsempfehlung

Interne Prozesse anpassen! Neben der technischen Umsetzung ist es wichtig, interne Abrechnungs- und Dokumentationsprozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um den Anforderungen der E-Rechnung gerecht zu werden.